Het Ontwikkelingsbedrijf Rotterdam (OBR) betreft één van de diensten die de Gemeente Rotterdam rijk is. Deze dienst is verantwoordelijk voor de ruimtelijke ontwikkeling van Rotterdam in nauwe samenwerking met andere gemeentelijke diensten, overheden, marktpartijen, ondernemers, onderwijsinstellingen, kennisinstituten, non-profitorganisaties en bewoners. Binnen de dienst zijn ruim 500 medewerkers werkzaam. Zij worden ondersteund door verschillende afdelingen, waaronder de afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV). Deze afdeling verzorgt voor het OBR:
- de postdistributie;
- registratie van documenten;
- de archivering;
- beschikbaarstelling van informatie uit het archief;
- selectie van dossiers in over te brengen dossiers naar het Gemeente Archief Rotterdam;
- vernietiging van dossiers die daarvoor in aanmerking komen.
Binnen het OBR werd nog gewerkt met fysieke (papieren) documenten en dossiers.
Met ingang van oktober 2009 is binnen het OBR een eerste start gemaakt met de digitalisering van werkprocessen. Met name op het gebied van documentaire informatievoorziening had dit gevolgen voor de organisatie. Naast digitalisering van de documentenstroom zal de afhandeling ervan, ook in de toekomst, steeds meer via een vaste workflow gaan verlopen.
Reekx leverde in deze de projectmanager digitalisering die de hiervoor geschetste veranderingen, voor wat betreft het eerste te digitaliseren proces, begeleidde. De projectmanager had hiervoor, voorafgaande aan het project, een plan van aanpak opgesteld. Het eerste te digitaliseren proces betrof het proces Wethoudersbrieven Publieksreacties’. Dit zijn reacties op vragen van bedrijven en burgers die worden verzonden in de vorm van een wethoudersbrief. Omdat een dergelijke vraag over alle activiteiten van het OBR kon gaan, raakte het project naast de afdeling DIV ook alle afdelingen en secretariaten. Het project werd fasegewijs uitgerold.
Naast alle technische en functionele aspecten kenmerkte het project zich vooral ook door veel communiceren met de werkomgeving. Deze communicatie vond plaats op alle niveaus binnen de organisatie. Het project kende een projectstructuur bestaande uit een stuurgroep, projectteam, diverse werkgroepen en een klankbord/gebruikersgroep.
De communicatie binnen het project was gericht op bewustwording van digitaal werken en begeleiding van de cultuurverandering. Hoewel het OBR aan het begin staat van de veranderingen en er toch ook nog veel papier dient te worden opgeruimd, zal de afdeling DIV, in de toekomst, zeker een andere rol gaan vervullen. De werkzaamheden zullen verschuiven van uitvoering naar faciliteren en regie en er zal meer opgetreden worden als intermediair en adviseur. Binnen het project is dan ook veel aandacht besteed aan het coachen van medewerkers naar deze nieuwe rollen die zij kunnen gaan vervullen.
