Een goed opgezet archief vormt de basis voor een goed functionerende organisatie. Zoekgeraakte poststukken (brieven, contracten, etc.) belemmeren de voortgang van het werk en kosten tijd en geld. Met name wanneer de betreffende stukken nodig zijn voor de dagelijkse werkzaamheden, contractbesprekingen of voor de bewijsvoering bij juridische en belastingtechnische aangelegenheden. Wist u trouwens dat organisaties zelfs verplicht zijn om bepaalde onderdelen van hun bedrijfsvoering op de juiste wijze te archiveren?
Op basis van onze praktijkervaring bij adviesopdrachten heeft Reekx een 1-daagse basiscursus ‘Archiveren op kantoor’ ontwikkeld. Deze cursus is speciaal bestemd voor secretaresses en officemanagers die meer willen weten over de opzet van een eenvoudig, maar doeltreffend archief. De theorie wordt afgewisseld met voorbeelden uit de praktijk. We gaan zowel in op het papieren als het digitale archief.
Programma
Binnen deze 1-daagse cursus zal aandacht worden besteed aan de volgende onderwerpen:
Waarom is archivering belangrijk?
Welke soorten archieven zijn er?
Hoe organiseert men de inkomende, uitgaande en interne post (zowel papier, fax als e-mail)?
Hoe pleegt men dossiervorming?
Hoe worden stukken toegankelijk gemaakt (registratie, filing, rangschikking)?
Moet alles op papier worden bewaard of kan het ook digitaal?
Is het gebruik van een archiefhandboek handig?
Is het noodzakelijk interne archiefprocedures op te zetten?
Met welke wettelijke regelingen en bewaartermijnen moet men rekening houden bij archivering?
Voor wie is deze cursus bedoeld?
De cursus is bedoeld voor office managers en/of secretaresses die meer willen weten over het praktisch inrichten of opzetten van een archief.
Aanvangsniveau
geen specifieke archiefkennis
Werkvorm
Korte presentaties afgewisseld met praktijkvoorbeelden. Er is ruimte voor uitwisseling van ervaringen.
Data en tijden
Duur: 1 dag, van 9.30-12.45 en van 13.30-17.00 uur
