Adviesproject Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

Reekx  heeft medio 2008 een adviestraject uit bij de Directie Internationale Zaken van het Ministerie van SZW in Den Haag afgerond. Dit project bestond uit drie onderdelen:

1. Herstructureren en opschonen van de gezamenlijke netwerkschijf;

2. Uitbrengen van een advies over het opslaan van e-mail waarbij wordt voldaan aan de Archiefwet;

3. Onderzoeken hoe de internationale website van het ministerie (http://www.employment.gov.nl) beter toegankelijk, gepromoot en van content voorzien kan worden.

Het probleem van de huidige netwerkschijf is dat een wildgroei aan directories is ontstaan waar veel oude en niet meer relevante informatie te vinden is. Ook weten medewerkers vaak niet waar collega's bestanden opslaan, wat hen bij hun dagelijks werk parten speelt. Reekx heeft door middel van interviews met medewerkers en het analyseren van de huidige directorystructuur een nieuwe structuur uitgewerkt. Tevens zijn saneringscriteria opgesteld waarmee de aanwezige bestanden kunnen worden gesaneerd en zijn meerdere concrete tips gegeven over hoe de medewerkers in de toekomst met de netwerkschijf moeten omgaan.

Voor het archiveren van e-mail waarbij wordt voldaan aan de Archiefwet zal een Document Management Systeem noodzakelijk zijn, het implementeren hiervan zal echter voorlopig niet tot de mogelijkheden behoren. Om de website te promoten, beter toegankelijk te maken en van content te voorzien zijn interviews gehouden en zijn aanbevelingen gedaan waarmee de beheerders van de site aan de slag kunnen.